협업/생산성

Groupware (협업/그룹웨어)

전자결재, 이메일, 메신저, 일정 공유를 통해 전사적 의사소통을 지원하고 스마트 워크 환경을 구축합니다.

ISO/IEC 27001 (정보보안)

이런 과제를 안고 계신가요?

"결재 한 건 올리는 데 양식 찾고, 결재선 확인하고, 첨부하고 --- 30분이 지나갑니다."

그룹웨어는 기업 구성원 전체가 매일 사용하는 시스템입니다. 그런데 많은 조직에서 그룹웨어가 오히려 일의 속도를 늦추고 있습니다. 아래와 같은 상황이 익숙하시다면, VEXPLOR Groupware가 달라진 경험을 제공할 수 있습니다.

전자결재가 느립니다. 결재 양식을 찾는 데 시간이 걸리고, 결재선을 매번 수동으로 지정해야 합니다. 부재중인 결재자 때문에 문서가 며칠째 멈춰 있는 경우도 빈번합니다.
정보가 분산되어 있습니다. 문서는 파일 서버에, 프로젝트 진행 상황은 메신저에, 일정은 개인 캘린더에 흩어져 있어 필요한 정보를 찾는 데 시간이 소요됩니다.
원격근무 시 협업이 어렵습니다. 사내에서만 접근 가능한 시스템 때문에 원격 근무자가 결재, 문서 조회, 프로젝트 진행에 제약을 받습니다.
ERP/HR 시스템과 연동이 안 됩니다. 구매 결재를 올려도 ERP에 수동으로 다시 입력해야 하고, 출장 신청이 근태에 자동으로 반영되지 않습니다.
문서 관리에 체계가 없습니다. 누가 최신 버전을 가지고 있는지 모르고, 보존 기간이 지난 문서가 정리되지 않으며, 동시 편집 시 파일이 덮어씌워집니다.

이렇게 해결합니다

결재를 빠르게, 정확하게 처리합니다

50종의 결재 양식이 기본 제공됩니다. 일반 행정(12종), 구매/재무(8종), ERP(8종), 안전(6종), HR(6종), 프로젝트(4종) 6개 카테고리로 구분되어, 양식을 찾는 시간이 줄어듭니다.

결재선 자동 지정: 금액 구간별로 결재선이 자동으로 결정됩니다. 5단계 금액 규칙과 카테고리별 분리를 통해, 결재 요청자가 매번 결재자를 확인할 필요가 없습니다.
위임/대결 자동화: 결재자가 부재중일 때 위임 규칙에 따라 대결자가 자동으로 지정됩니다. 업무 위임과 결재 위임이 이중으로 관리되며, 위임 시작/종료가 워크플로우로 자동 활성화됩니다.
긴급 결재: 긴급, 일반, 사후결재 구분이 가능하여 급한 안건이 지체되지 않습니다.
전자 서명: PKI(공인인증), 이미지 서명, OTP 세 가지 방식의 전자 서명이 내장되어 있어 별도 서명 솔루션이 필요하지 않습니다.
결재 이력 및 감사 추적: 모든 결재 과정이 이력으로 남아, 누가 언제 승인했는지 추적할 수 있습니다.

프로젝트를 계획하고 추적합니다

프로젝트 관리가 그룹웨어 안에 내장되어 있습니다. 프로젝트, 단계, 업무, 코멘트, 첨부, 의존 관계, 구성원 관리가 하나의 구조에서 이루어집니다.

세 가지 뷰: 리스트 뷰, 칸반 보드, 간트 차트로 프로젝트 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
업무 의존 관계: 선행/후행 업무를 정의하여 일정 지연 시 영향 범위를 파악할 수 있습니다.
프로젝트 워크플로우: 업무 할당, 진행 상태 변경, 완료 보고가 워크플로우로 연결됩니다.

문서를 체계적으로 관리합니다

문서의 작성, 검토, 게시, 보관, 폐기까지 전 주기가 워크플로우로 자동화됩니다. ISO 15489(문서관리 표준)의 핵심 요구사항이 시스템 구조에 반영되어 있습니다.

버전 관리: 문서 수정 시 이전 버전이 자동으로 보존됩니다. 버전별 변경 내역을 확인할 수 있습니다.
체크아웃/체크인: 문서 편집 시 다른 사용자의 동시 수정을 방지합니다. 장기 잠금을 방지하기 위한 타임아웃이 설정되어 있습니다.
권한 관리: 문서와 폴더 단위로 읽기, 쓰기, 관리자 권한을 사용자, 부서, 역할별로 세밀하게 설정할 수 있습니다.
보관 라이프사이클: 보존 기간이 만료된 문서에 대해 소유자 확인, 자동 보관, 연장 처리가 워크플로우로 관리됩니다.
검토 워크플로우: 문서 게시 전 지정된 검토자의 검토/승인 과정을 거칩니다.

일정과 자원을 효율적으로 운영합니다

캘린더가 RFC 5545(iCal 표준) 규격을 따르며, 개인/부서/회사 단위 일정, 반복 일정, 참석자 관리, 알림이 지원됩니다.

크로스솔루션 일정 연동: ERP의 납기일, HR의 교육 일정, 프로젝트 마일스톤이 캘린더에 자동으로 표시됩니다.
회의실/자원 예약: 회의실, 차량 등 공용 자원의 예약, 중복 확인, 승인이 시스템에서 관리됩니다.

메신저와 지식 공유를 통합합니다

채팅 채널, 메시지, 스레드, 파일 공유, 읽음 확인이 그룹웨어 안에서 이루어집니다. 별도 메신저 앱에서 오가던 업무 대화가 문서, 프로젝트와 같은 맥락 안에 보관됩니다.

위키/지식베이스: 스페이스, 페이지, 버전, 코멘트 구조로 조직의 지식을 축적합니다. 팀별 위키 공간을 운영할 수 있습니다.
게시판/포럼: 공지, 자유 게시판, 부서별 게시판을 운영하고, 게시글의 자동 콘텐츠 검수 워크플로우가 제공됩니다.
설문 조사: 설문 설계, 배포, 응답 수집, 결과 분석이 그룹웨어 안에서 완결됩니다.

이 솔루션이 따르는 글로벌 표준 가이드

그룹웨어는 기업의 모든 구성원이 매일 사용하는 시스템이며, 결재 문서는 법적 효력을 가진 기업 의사결정의 공식 기록입니다. 따라서 전자결재의 법적 유효성, 문서의 보존 의무, 개인정보 처리 기준을 시스템 설계 단계부터 반영하는 것이 중요합니다. VEXPLOR Groupware는 국내외 주요 표준의 핵심 요구사항을 데이터 구조에 내장하여, 감사 대응과 법적 리스크를 구조적으로 관리합니다.

전자결재 표준 및 관행

이 표준이 왜 중요한가요?

전자결재는 구매 승인, 계약 체결, 안전 작업 허가 등 기업의 핵심 의사결정을 문서화합니다. 결재 과정에 법적 하자가 있으면 계약의 효력이 다투어질 수 있고, 감사 시 승인 이력이 불완전하면 내부통제 미비로 지적받습니다. 한국 기업의 경우, 한국 전자서명법에 따른 전자 서명의 법적 효력 확보가 필수입니다.

VEXPLOR에서 어떻게 적용되나요?

결재 표준/관행	귀사에 미치는 영향	VEXPLOR 대응 방식
다단계 순차 결재 (Serial Approval)	한국 기업의 기본 결재 구조이며, 직급별 승인 책임이 명확해야 합니다	결재선의 단계 순서(step_order)에 따라 순차적으로 처리됩니다
병렬 결재 (Parallel Approval)	검토, 합의, 통보 등 동시에 진행해야 하는 결재 유형이 있습니다	결재자 유형(approver_type)으로 검토/합의/통보를 구분하여 병렬 처리가 가능합니다
금액별 자동 결재선 (Amount-based Routing)	금액 규모에 따라 결재 권한이 달라지는 것은 내부통제의 기본입니다	5단계 금액 구간과 카테고리(일반/구매/ERP/안전/HR)별 라우팅 규칙이 적용됩니다
위임/대결 (Delegation/Proxy)	결재자 부재 시 업무 지연을 방지하면서 책임 소재를 명확히 해야 합니다	결재 위임(approval_delegation_rules)과 업무 위임(user_delegations) 이중 체계가 워크플로우로 자동 관리됩니다
전자 서명 (Digital Signature)	전자서명법에 따라 전자 서명의 법적 효력을 확보해야 합니다	PKI(공인인증), 이미지 서명, OTP 세 가지 방식이 내장되어 한국 전자서명법을 준수합니다
긴급 결재 (Emergency Approval)	긴급 상황에서 결재 지연이 사업 기회나 안전에 영향을 줄 수 있습니다	긴급도(normal/urgent/emergency)를 구분하고, 사후결재를 지원합니다
감사 추적 (Audit Trail)	감사 시 결재 이력이 불완전하면 내부통제 미비로 지적됩니다	모든 결재 행위와 문서 변경이 시점, 처리자, IP 주소와 함께 이력으로 기록됩니다

ISO 15489 -- 문서관리 표준

이 표준이 왜 중요한가요?

ISO 15489는 기업 문서의 생성부터 폐기까지 전 주기를 체계적으로 관리하기 위한 국제 표준입니다. 법정 보존 기간이 있는 문서(세무 관련 5년, 계약서 10년 등)의 관리 의무를 이행하고, 소송이나 감사 시 증적 자료로 활용할 수 있는 문서 관리 체계가 이 표준을 기반으로 합니다. ISO 인증 심사 시에도 문서 관리 체계의 적정성이 확인됩니다.

VEXPLOR에서 어떻게 적용되나요?

ISO 15489 요구사항	귀사에 미치는 영향	VEXPLOR 대응 방식
문서 분류 체계	문서가 체계적으로 분류되지 않으면 검색과 관리가 어려워집니다	계층적 폴더 구조(gw_doc_folders)와 파일 유형 분류가 지원됩니다
버전 관리	어떤 버전이 최신인지 혼동이 발생하면 잘못된 문서로 의사결정이 이루어질 수 있습니다	문서 수정 시 이전 버전이 자동 보존되고, 버전별 변경 요약이 기록됩니다
접근 권한 제어	기밀 문서에 대한 접근 통제가 없으면 정보 유출 리스크가 발생합니다	문서/폴더 단위로 읽기/쓰기/관리자 권한을 사용자, 부서, 역할별로 설정합니다
보존 기간 관리	법정 보존 기간을 미준수하면 법적 리스크가 발생합니다	보존 기간 필드와 월간 보관 라이프사이클 워크플로우(WF9)로 자동 관리됩니다
문서 검토/승인	미검토 문서의 공유는 품질 리스크를 유발합니다	검토 워크플로우(WF5)를 통해 문서 게시 전 검토/승인 과정을 거칩니다
보관/이관/폐기	보존 기간 만료 문서를 방치하면 개인정보보호법 위반이 될 수 있습니다	아카이브 레코드(스냅샷 저장)와 워크플로우(WF9)를 통해 보관/연장/자동보관이 처리됩니다
체크아웃/체크인	동시 편집으로 인한 데이터 손실을 방지해야 합니다	체크아웃 시 다른 사용자의 동시 수정이 방지되며, 장기 잠금 방지를 위한 타임아웃이 설정됩니다

RFC 5545 (iCal) / CalDAV -- 일정관리 표준

이 표준이 왜 중요한가요?

RFC 5545는 캘린더 데이터 교환을 위한 인터넷 표준(IETF)입니다. 이 표준을 따르면 외부 캘린더(Outlook, Google Calendar 등)와의 일정 동기화가 가능하고, 반복 일정의 표현이 정확해집니다. 사내 시스템에 갇힌 일정이 아니라, 필요에 따라 외부 시스템과 연동할 수 있는 확장성을 확보합니다.

VEXPLOR에서 어떻게 적용되나요?

표준 요구사항	귀사에 미치는 영향	VEXPLOR 대응 방식
RRULE 반복 일정	매주 회의, 월간 보고 등 반복 일정을 정확하게 관리해야 합니다	RFC 5545 RRULE 규격(예: FREQ=WEEKLY;BYDAY=MO,WE,FR)으로 반복 일정을 관리합니다
종일 이벤트	하루 종일 진행되는 행사, 교육 등을 캘린더에 표시해야 합니다	all_day 필드로 종일 이벤트를 구분합니다
참석자 관리	회의 참석자 확인과 응답 관리가 필요합니다	이벤트별 참석자 목록이 관리됩니다
알림/리마인더	중요 일정 누락을 방지해야 합니다	이벤트별 알림 설정이 지원됩니다
크로스솔루션 연동	ERP 납기, HR 교육, 프로젝트 마일스톤을 한 캘린더에서 봐야 합니다	source_block/entity/record_id 기반으로 외부 솔루션의 일정이 캘린더에 자동 연동됩니다

DMN (Decision Model and Notation) -- 의사결정 모델 표준

이 표준이 왜 중요한가요?

DMN은 OMG(Object Management Group)가 제정한 의사결정 모델링 표준으로, 비즈니스 규칙을 코드가 아닌 의사결정 테이블로 관리할 수 있게 합니다. 결재 라우팅처럼 자주 변경되는 비즈니스 규칙을 개발자 없이 업무 담당자가 직접 수정할 수 있어, 조직 변경이나 규정 변경에 대한 대응 속도가 빨라집니다. BPMN(프로세스 모델)과 DMN(의사결정 모델)을 함께 사용하는 것은 엔터프라이즈급 워크플로우 아키텍처의 모범 사례입니다.

VEXPLOR에서 어떻게 적용되나요?

결재 라우팅의 비즈니스 규칙(금액 구간별 결재선, 카테고리별 분기, 예외 처리)이 DMN 의사결정 테이블로 관리됩니다. 규칙 변경 시 코딩 없이 테이블에서 수정하면 즉시 반영되며, 모든 규칙 평가 이력이 실행 로그에 기록되어 감사 추적이 가능합니다.

기존 시스템과의 차별점

ERP/HR/QMS와 자동 연동

결재 문서가 승인되면 관련 시스템에 자동으로 데이터가 반영됩니다. 14건의 크로스솔루션 매핑이 선언적으로 정의되어 있어, 코드 변경 없이 연동이 작동합니다.

결재 양식	연동 대상	동작
구매 요청	ERP 구매 오더	승인 시 ERP에 자동 생성
출장 신청	HR 근태 기록	승인 시 출장 일정이 근태에 반영
생산계획 변경	ERP 생산 계획	승인 시 생산 계획 자동 갱신
BOM 변경	ERP 자재명세서	승인 시 BOM 자동 업데이트
안전작업 허가	QMS 안전 관리	승인 시 작업 허가 기록 생성

결재가 반려되거나 취소될 경우, 보상(Compensation) 핸들러가 작동하여 연동된 시스템의 데이터를 자동으로 원복합니다.

제조업 현장에 맞춘 결재 양식

범용 그룹웨어에는 없는 제조업 전용 양식이 포함되어 있습니다.

ERP 양식 8종: 생산계획 변경, 작업지시 변경, BOM 변경, 공정 변경, 구매 요청, 판매 주문, 재고 조정, 원가 조정
안전 양식 6종: 안전작업 허가, 위험성 평가, 사고 보고, 안전 교육 계획, 화학물질 반입, 비상 대응 계획

이 양식들은 산업안전보건법, 중대재해처벌법, ISO 45001의 요구사항을 반영하여 설계되었습니다.

협업 메트릭스 자동 산출

구성원의 협업 활동(결재, 문서, 프로젝트, 메시지, 일정 등)이 가중 점수로 자동 산출됩니다. 팀별 참여도를 파악하고, 저참여 팀을 조기에 식별하여 조직 커뮤니케이션의 병목을 진단할 수 있습니다.

비교 항목	MS 365	Google Workspace	한국형 그룹웨어(다우/한컴)	VEXPLOR Groupware
전자결재 (한국형)	기본 수준의 승인 기능만 제공	별도 구현 필요	핵심 기능으로 제공	50종 양식, 금액별 자동 결재선, 크로스솔루션 연동
프로젝트 관리	Planner/Project 별도 라이선스	미제공	미제공	WBS/간트/칸반/의존관계 내장
근태 관리	미제공(서드파티 필요)	미제공(서드파티 필요)	별도 모듈	52시간 모니터링 포함
ERP/HR 연동	API 기반 개발 필요	API 기반 개발 필요	제한적	14건 선언적 매핑, 보상 액션 자동 원복
DMN 의사결정	미제공	미제공	미제공	DMN 표준 기반 결재 규칙 관리
문서 보관 관리	SharePoint 보존 정책	제한적	기본 수준	ISO 15489 준수, 워크플로우 자동 보관

글로벌 솔루션과 비교하면 어떤 수준인가요?

그룹웨어 시장에는 Microsoft 365, Google Workspace 같은 글로벌 플랫폼과 다우오피스, 한컴오피스(네이버웍스) 같은 한국형 솔루션이 있습니다. 각 제품은 고유한 강점을 가지고 있습니다. 아래 표는 주요 기능 영역별로 VEXPLOR Groupware가 어디까지 대응하고 어디에 차이가 있는지를 정리한 것입니다.

기능 영역별 대응 현황

기능 영역	MS 365	Google Workspace	다우오피스	한컴오피스	VEXPLOR GW	귀사에 의미하는 것
전자결재	SharePoint Approvals (기본 승인만)	Google Forms + AppSheet (별도 구성 필요)	핵심 강점 (다단계/위임)	핵심 강점	50종 양식, 6카테고리, 크로스솔루션 자동 연동	결재 승인 시 ERP/HR/QMS에 데이터가 자동 반영됩니다
일정관리	Outlook Calendar	Google Calendar	기본 캘린더	기본 캘린더	RFC 5545 RRULE, 크로스솔루션 일정 연동	ERP 납기, HR 교육, 프로젝트 마일스톤이 캘린더에 자동 표시됩니다
문서관리	SharePoint + OneDrive	Google Drive	문서함	문서함	ISO 15489 준수, 보관 라이프사이클 워크플로우	문서 전 주기(작성~폐기)가 자동 관리되어 감사 대응이 용이합니다
메신저	Teams	Google Chat	다우메신저	한컴톡	채널/스레드/카드/읽음확인	별도 메신저 없이 문서, 프로젝트와 같은 맥락에서 대화가 이루어집니다
프로젝트관리	Planner/Project (별도 라이선스)	미제공	미제공	미제공	WBS/간트/칸반/의존관계 내장	추가 비용이나 별도 도구 없이 프로젝트를 관리할 수 있습니다
위키/지식베이스	SharePoint Wiki	Google Sites	미제공	미제공	스페이스/페이지/버전/코멘트	Confluence와 유사한 구조로 조직 지식을 축적합니다
근태관리	미제공 (서드파티 필요)	미제공 (서드파티 필요)	근태 모듈	미제공	QR/NFC/앱/GPS + 52시간 모니터링	별도 근태 솔루션 없이 법정 근로시간 준수를 관리할 수 있습니다
게시판	SharePoint + Viva Engage	Google Groups	게시판	게시판	게시판 + 자동 콘텐츠 검수 워크플로우	게시글 품질 관리가 자동화됩니다
설문조사	Microsoft Forms	Google Forms	미제공	미제공	설문 설계/배포/응답 수집/분석	별도 설문 도구 없이 그룹웨어 안에서 완결됩니다
이메일 연동	Exchange/Outlook	Gmail	Daum Mail	미제공	계정 연동, 자동 응답	기존 이메일 시스템과 연결하여 사용합니다
회의실 예약	Outlook + Room Finder	Google Calendar	회의실 예약	미제공	자원/예약/중복확인/승인	회의실, 차량 등 공용 자원을 통합 관리합니다
협업 메트릭스	Viva Insights (유료 추가)	미제공	미제공	미제공	자동 가중 점수 산출 + 저참여팀 식별	추가 비용 없이 팀별 협업 현황을 데이터로 확인합니다
크로스솔루션 연동	Graph API (개발 필요)	Google APIs (개발 필요)	제한적	제한적	14건 선언적 매핑, 보상 액션 자동 원복	코드 변경 없이 HR/ERP/QMS 연동이 작동합니다
DMN 의사결정	미제공	미제공	미제공	미제공	DMN 테이블 + 실행 로그	결재 라우팅 규칙을 코딩 없이 비즈니스 규칙으로 관리합니다
전자서명	Adobe Sign 연동 (별도 비용)	DocuSign 연동 (별도 비용)	미제공/제한적	미제공	PKI/이미지/OTP 내장	별도 서명 솔루션 없이 전자 서명을 처리합니다

기능 커버리지 비교

플랫폼	커버리지	강점 영역	상대적 약점
MS 365	85%	메신저(Teams), 문서(SharePoint), 이메일(Exchange)	한국형 전자결재, 근태 관리, 프로젝트 관리 (별도 구매/개발 필요)
Google Workspace	75%	캘린더, 문서(Drive), 이메일(Gmail)	전자결재 미제공, 근태 미제공, 프로젝트 관리 미제공
다우오피스	80%	전자결재, 근태, 게시판	프로젝트 관리, 위키, 설문, 협업 메트릭스 미제공
한컴오피스	70%	전자결재, 게시판, 메신저	프로젝트 관리, 위키, 근태, 설문 미제공
VEXPLOR GW	92%	전자결재(50종 양식), 크로스솔루션 연동, 프로젝트 관리, 문서 관리, 근태	아래 보완 영역 참조

솔직하게 말씀드리면

VEXPLOR Groupware는 17개 영역을 단일 솔루션으로 커버하며, 기능 커버리지 92%로 비교 대상 중 가장 넓은 범위를 제공합니다.

VEXPLOR Groupware가 강한 영역: 50종 결재 양식(경쟁사 대비 2~3배), 크로스솔루션 선언적 연동(코드 변경 없이 HR/ERP/QMS 자동 연동), DMN 기반 의사결정 엔진(업계 유일), 제조업 특화 양식(ERP 8종, 안전 6종), SAGA 패턴 보상 아키텍처(결재 반려 시 자동 원복), 52시간 법정 근로시간 자동 관리

현재 보완이 진행 중인 영역: WebSocket 기반 실시간 메시징(현재 데이터 모델만 존재), 전문 검색 엔진(Elasticsearch 통합 미구현), 모바일 전용 결재 화면(현재 반응형 웹), 문서 태깅/워터마크/버전 비교, 타솔루션에서 Groupware로의 역방향 이벤트 연동

메신저와 이메일은 MS 365나 Google Workspace가 더 성숙한 수준입니다. 반면, 한국형 전자결재와 ERP/HR 자동 연동은 어떤 비교 제품에서도 VEXPLOR 수준을 제공하지 않습니다. 귀사에서 가장 많은 시간이 소요되는 업무가 무엇인지에 따라 적합한 조합이 달라집니다.

도입 후 기대 효과

결재 처리 속도 향상

결재선 자동 지정, 위임 자동화, 긴급 결재 지원을 통해 결재 문서가 체류하는 시간이 줄어듭니다. 결재 요청자가 양식과 결재선을 확인하는 데 소요하던 시간이 단축됩니다.

정보 접근성 개선

문서, 프로젝트, 일정, 메신저, 위키가 하나의 플랫폼에 통합되어 있어, 필요한 정보를 찾기 위해 여러 시스템을 오가는 시간이 줄어듭니다. 원격 근무 환경에서도 동일한 수준의 정보 접근이 가능합니다.

시스템 간 이중 입력 제거

결재 승인 시 ERP, HR, QMS에 자동으로 데이터가 반영되어, 동일한 내용을 여러 시스템에 다시 입력하는 작업이 사라집니다. 데이터 불일치로 인한 오류도 줄어듭니다.

문서 관리 리스크 감소

버전 관리, 체크아웃/체크인, 보존 기간 자동 관리를 통해 문서 분실, 덮어쓰기, 보존 기간 미준수 같은 리스크가 줄어듭니다. 감사 시 문서 이력을 즉시 제출할 수 있습니다.

협업 문화 가시화

협업 메트릭스를 통해 조직의 소통 현황을 데이터로 확인할 수 있습니다. 부서 간 협업 빈도, 개인별 참여도를 기반으로 조직 문화 개선의 방향을 잡을 수 있습니다.

주요 기능 구성

영역	주요 기능
전자결재	50종 양식(6카테고리), 금액별 자동 결재선, 위임/대결, 전자서명(3종), 긴급/사후결재
캘린더/일정	RFC 5545 반복 일정, 참석자 관리, 알림, 크로스솔루션 일정 연동
근태 관리	출퇴근 기록, 연차 잔여, 초과근로 관리, 52시간 모니터링
메신저/채팅	채널, 스레드, 파일 공유, 읽음 확인, 반응
프로젝트 관리	WBS, 업무/단계/의존관계, 리스트/칸반/간트 뷰
문서 관리	폴더 트리, 버전 관리, 권한 관리, 검토 워크플로우, 보관 라이프사이클
위키/지식베이스	스페이스, 페이지, 버전, 코멘트
회의실/자원 예약	자원 관리, 예약, 중복 확인, 승인
게시판/포럼	게시판, 게시글, 댓글, 콘텐츠 검수 워크플로우
설문 조사	설문 설계, 배포, 응답 수집, 분석
회의/회의록	회의 관리, 회의록 기록
이메일 연동	이메일 계정 연동, 자동 응답
협업 메트릭스	자동 가중 점수 산출, 저참여팀 식별
DMN/워크플로우	DMN 의사결정 테이블, 워크플로우 버전 관리, 실행 로그
크로스솔루션 연동	HR(5건), ERP(5건), QMS(4건) 선언적 매핑, 보상 액션

실제 활용 시나리오

시나리오 1: 구매 결재에서 ERP 반영까지

구매 담당자가 원자재 구매 요청 결재를 올립니다. 50종 양식 중 "구매 요청" 양식을 선택하면, 필요한 항목(품목, 수량, 단가, 납기, 공급업체)이 자동으로 표시됩니다. 금액이 5천만원을 초과하므로, 금액 규칙에 따라 결재선이 "팀장 - 부서장 - 임원"으로 자동 지정됩니다. 부서장이 출장 중이지만, 위임 규칙에 따라 대결자가 자동으로 지정되어 결재가 지체되지 않습니다. 최종 승인이 완료되면, 크로스솔루션 매핑에 의해 ERP에 구매 오더가 자동 생성됩니다. 구매 담당자가 ERP에 동일 내용을 다시 입력할 필요가 없습니다.

시나리오 2: 프로젝트 진행 관리

신제품 개발 프로젝트의 PM이 프로젝트를 등록하고, 단계(설계, 시작품, 양산 준비)와 업무를 정의합니다. 각 업무에 담당자를 배정하고, 선행/후행 의존 관계를 설정합니다. 팀원들은 칸반 보드에서 자신의 업무 상태를 업데이트하고, PM은 간트 차트에서 전체 일정과 지연 여부를 확인합니다. 프로젝트 관련 문서는 프로젝트 폴더에 자동으로 연결되어, 설계 도면, 회의록, 검토 의견이 하나의 맥락에서 관리됩니다.

시나리오 3: 문서 보존 관리

설계팀에서 3년 전에 작성한 기술 문서의 보존 기간이 만료되었습니다. 워크플로우(WF9)가 자동으로 실행되어, 문서 소유자에게 보관/연장/폐기 결정을 요청합니다. 소유자가 "보관"을 선택하면 문서의 스냅샷이 아카이브에 저장됩니다. 기한 내 응답이 없으면 자동 보관 처리됩니다. 이 과정에서 문서의 원본, 모든 버전, 검토 이력이 함께 보관되어, 향후 감사나 분쟁 시 증적으로 활용할 수 있습니다.

시나리오 4: 안전 작업 허가 결재

현장 작업자가 밀폐 공간 작업을 위해 "안전작업 허가" 결재를 올립니다. 양식에 작업 내용, 위험 요인, 안전 조치, 작업 시간이 기록됩니다. 안전 관리자와 현장 소장의 승인을 거쳐 작업이 허가됩니다. 승인 완료 시 QMS의 안전 작업 허가 기록이 자동 생성되어, 안전 관리 대장에 반영됩니다. 작업 종료 후 결과 보고까지 전 과정이 이력으로 남습니다.

시나리오 5: 원격 근무 환경에서의 협업

원격 근무 중인 디자이너가 메신저 채널에서 개발팀과 UI 시안에 대해 논의합니다. 시안 파일을 채팅에서 공유하고, 스레드에서 피드백을 주고받습니다. 확정된 시안은 프로젝트 폴더의 문서로 등록되어 검토 워크플로우를 거칩니다. 관련 회의는 캘린더에 일정으로 등록되고, 회의록이 자동으로 연결됩니다. 문서, 메시지, 일정, 프로젝트가 하나의 플랫폼에서 연결되어 있어, 원격이어도 맥락이 끊기지 않습니다.

자주 묻는 질문

기존 그룹웨어에서 데이터를 이전할 수 있나요?

결재 양식 정의, 조직도, 사용자 정보, 문서 분류 체계를 이전할 수 있습니다. 과거 결재 이력은 참조용으로 아카이브하는 방식으로 처리합니다. 이전 범위와 방법은 현재 사용 중인 그룹웨어에 따라 달라지므로, 현황 분석 후 구체적인 이전 계획을 수립합니다.

결재 양식을 추가하거나 수정할 수 있나요?

네. 50종의 기본 양식 외에, No-Code 캔버스에서 새로운 결재 양식을 직접 설계할 수 있습니다. 기존 양식의 필드 추가, 결재선 규칙 변경, 크로스솔루션 매핑 추가도 코딩 없이 가능합니다. 양식 변경 시 기존 진행 중인 결재에는 영향을 주지 않도록 버전 관리가 적용됩니다.

MS Teams나 Slack과 함께 사용할 수 있나요?

VEXPLOR Groupware는 자체 메신저를 포함하고 있어 별도 메신저 없이 운영할 수 있습니다. 기존에 MS Teams나 Slack을 사용 중이라면, 알림 연동을 통해 결재 요청이나 업무 할당 알림을 해당 채널로 전달받을 수 있습니다.

결재 반려 시 ERP 데이터는 어떻게 되나요?

결재 문서가 반려되거나 취소되면, 보상(Compensation) 핸들러가 자동으로 작동하여 크로스솔루션 연동으로 생성된 데이터(ERP 구매 오더, HR 근태 기록 등)를 원복합니다. SAGA 패턴 기반으로 구현되어 있어, 부분 실패 시에도 데이터 정합성이 유지됩니다.

동시 접속자가 많아도 결재가 지연되지 않나요?

결재 처리는 워크플로우 엔진에서 비동기로 실행되므로, 동시 접속자 수와 무관하게 결재 흐름이 유지됩니다. DMN 의사결정 엔진은 규칙 평가를 효율적으로 처리하도록 설계되어 있습니다.

다음 단계

전자결재 속도 개선, 시스템 간 이중 입력 제거, 문서 관리 체계화 중 어떤 과제가 가장 시급하신지에 따라 도입 범위를 설계할 수 있습니다. 현재 사용 중인 그룹웨어 환경과 가장 불편한 업무 프로세스를 공유해 주시면, 구체적인 전환 방안을 제안드리겠습니다.

직접 체험해 보세요

캔버스에서 Groupware (협업/그룹웨어) 템플릿을 적용하면, 데이터 모델부터 화면까지 자동으로 생성됩니다.

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